Diventa padrone del tuo tempo – Parte 1

Negli ultimi anni ho visitato centinaia di strutture di ogni tipo e mi sono accorto che il 90% dei Box Owner italiani pensa di non avere tempo o risorse sufficienti per svolgere tutte le attività necessarie.

La routine legata alla gestione dell’azienda li travolge e così non trovano più nemmeno il tempo per allenarti, non riescono a formarsi come vorrebbero e quindi si ritrovano ben lontani dal potersi considerare veri imprenditori.

Il tempo è la risorsa di cui tutti siamo assetati.

Si tratta della cosa più preziosa al mondo ma non è l’unica di cui ci preoccupiamo, perché per poter funzionare bene, le aziende portano via tempo ma anche soldi, risorse.

Per questo motivo mi capita di sentire in giro alcune frasi che ormai sono diventate standard e ruotano tutte attorno agli stessi temi: tempo & soldi.

“Vorrei poter fare questa attività, ma non ho tempo

“Vorrei migliorare questo aspetto, ma non ho soldi

Vorrei applicare questa strategia ma non ho lo staff adeguato, non ho il tempo di formarlo e non ho i soldi per prendere nuovi collaboratori”

Quando la situazione è questa, potresti ritrovarti in una spirale dalla quale sarà difficile uscire senza un aiuto dall’esterno ed io sono qui a scrivere questo articolo proprio per darti una mano.

La domanda che ti pongo è:

“siamo sicuri che non siano solo scuse?”

L’ultimo anno è stato complesso e nessuno può negarlo e non so tu, ma io ho continuato a lavorare con il mio box, ho continuato a seguire sempre più strutture che si sono rivolte a Gym Partner e quindi ho un quadro abbastanza chiaro di quello che sarà lo scenario per i box CrossFit e le microgym italiane da qui a 3 anni.

Manco a dirlo, l’elemento chiave che sarà determinante per affrontare correttamente le minacce che arriveranno e che permetteranno solo ai migliori di sfruttare le nuove opportunità e farsi trovare pronti è proprio IL TEMPO.

In questo momento potresti pensare di essere spalle al muro, perché se abbiamo appena detto che non hai tempo per fare nulla, come farai ad affrontare un futuro dove il tuo successo dipende proprio dal tempo?

Te lo spiego subito: uno dei fattori chiave che può portarti al successo è la tua capacità di amministrare ed ottimizzare il tuo tempo, così da non disperdere energie in attività a basso valore e che puoi (anzi DEVI) delegare.

  • Sei il titolare ma sei anche il trainer migliore
  • Sei il titolare ma sei quello che segue il maggior numero di classi?
  • Sei quello che si preoccupa delle pulizie?
  • Sei quello che fa anche la reception e vende ai clienti?

Sei ancora schiavo delle mille attività della tua Palestra, che assorbono il tuo tempo e ti costringono a stare al suo interno per 12 ore al giorno?

Se vuoi essere certo di rimanere in questa situazione, la strada giusta è continuare a fare quello che stai facendo: capiamoci, non sei obbligato a fare come dico io, ci mancherebbe, ma un po’ di esperienza diretta penso di essermela fatta, tra Crossfit Bicocca e CrossFit Cervia sono più di 10 anni che faccio l’imprenditore in questo settore. 

Nella mia vita ho sempre studiato e lavorato tanto, e negli ultimi anni ancor di più, perché volevo capire come gestire anche una Palestra a livello imprenditoriale, quindi se non sei ancora soddisfatto del tuo ruolo e ti senti come se fossi il tuttofare dell’azienda, ti consiglio di mettere da parte l’orgoglio ed aprire mente e orecchie e sfruttare la mia esperienza. 

Se vuoi trovare una soluzione definitiva e riappropriarti del TUO TEMPO e del tuo ruolo come IMPRENDITORE – e non come dipendente sottopagato schiavo di te stesso – continua a leggere.

Una volta che abbiamo assodato che uno dei problemi principali che hai è la mancanza di tempo (perché lo sprechi facendo tante microtask di cui non dovresti mai occuparti in prima persona) l’obiettivo diventa quello di “trovare” il tempo che ti serve per fare il salto e diventare un imprenditore vero.

Questo è fondamentale: i tuoi progetti ed i tuoi sogni non si sono ancora realizzati perché non hai messo in campo le azioni necessarie e per pianificare e realizzare queste strategie.

Cosa serve?  Indovina un po’? TEMPO!

In questo articolo ho già ripetuto la parola “tempo” tante volte e continuerò a farlo, perché deve entrarti in testa in maniera chiara che è un pezzo della formula del successo a cui non puoi rinunciare.

Essere un imprenditore di successo, avere un’azienda di successo significa guadagnare bene ma anche e soprattutto avere la possibilità di gestire il tuo tempo e la tua vita.

Per liberare questo tempo, devi investire altro tempo nella creazione delle strategie e per fare questo devi sottrarre tempo a tutte le attività che ti fanno perdere tempo.

Sembra quasi uno scioglilingua ma è esattamente quello che bisogna fare.

Come si fa per ottenere la quantità “giusta” di questa risorsa fondamentale?

Immagino tu stia iniziando a capire che non sia facile perché se lo fosse, non sarebbe necessario parlarne così a lungo.

Io stesso mi impegno ogni singolo giorno per liberare quanto più tempo possibile, da dedicare poi alle attività importanti per la crescita aziendale e anche a me stesso, anche solo per allenarmi quando voglio.

Questo è un breve elenco dei miei consigli pratici per recuperare il tempo che ci serve:

1) RESET. Riparti da zero e cancella la tua attuale organizzazione, la suddivisione delle attività e i ruoli all’interno della tua Palestra. È evidente che questa assorbe tutto il tuo tempo, stai sbagliando qualcosa, quindi l’impostazione attuale non è sostenibile a lungo termine. Uno dei punti fondamentali del programma di consulenza di Gym Partner è proprio incentrato sul come impostare un Business Model che ti permetta di rivedere e riorganizzare anche il tuo ruolo di Titolare e Imprenditore.

2) QUANTIFICA IL VALORE DI OGNI SINGOLA ATTIVITÀ. Adesso che hai resettato tutta l’organizzazione, assegna ad ogni singola attività ed ogni ruolo un valore monetario. Questo ti aiuterà a capire in maniera istantanea quanto vale il tempo di tutto ciò che viene fatto nella tua Palestra, e ti permetterà di capire qual è il costo da affrontare per farti sostituire nelle task di cui ti vuoi liberare.

Un esempio pratico: se prima eri tu a fare le pulizie e/o il presidio della reception, calcola quanto costerebbe una persona che ti sostituisca e assumila. 

3) CREA UN DIARIO DELLE ATTIVITA’. Adesso che hai rivisto le priorità ed hai delegato le attività a valore aggiunto (e quindi anche a costo) più basso, comincia a pensare come impiegare il tempo che hai liberato: dovrai infatti evitare di “buttarlo” in altre attività superflue, a basso valore aggiunto. 

Ecco un ottimo esercizio che puoi fare per prendere piena consapevolezza di come investi il tuo tempo durante il giorno e scoprire dove e come recuperare ore preziose: devi registrare per una intera settimana ogni attività a cui dedichi almeno 5 minuti consecutivi. Questa strategia ha un po’ lo stesso principio del “diario alimentare” che viene consigliato nelle diete e che aiuta a mettere a fuoco cosa si mangia realmente.

La nostra percezione è influenzata da mille fattori e così come le persone alla ricerca di una forma fisica migliore potrebbero accorgersi di assumere molte più calorie di quelle che credevano, sarai sorpreso dal vedere NERO SU BIANCO quanto tempo sprechi ogni giorno in attività superflue, inutili, e facilmente delegabili.

Mi raccomando non barare e segna tutto, compreso il tempo che passi sui social, che per molti creano un buco nero temporale enorme, spesso sottovalutato.

4) IDENTIFICA LE ATTIVITÀ LOW VALUE. Una volta individuate grazie al diario le varie attività quotidiane che svolgi, segna quelle che hanno un impatto minore rispetto alle altre, quelle che non ti piacciono e quelle in cui saresti facilmente sostituibile.

Ad esempio la tua presenza al front desk della reception: anche se è vero che molte persone probabilmente vengono nella tua Palestra perché ci sei tu, questo non significa che tu debba essere fisicamente sempre presente ad accoglierle quando entrano.

Forma il tuo personale, crea e utilizza delle procedure efficaci, delega questa attività e sganciati dalla reception. Non è una cosa che puoi realizzare dall’oggi al domani ma è certamente qualcosa che va nella top 3 delle priorità assolute, se vuoi davvero avere più tempo libero da dedicare alla tua crescita persona e a quella della tua azienda.

5) LIBERA IL TUO TEMPO. Se hai eseguito correttamente i punti da 1 a 4, sicuramente avrai recuperato moltissime ore di tempo.

Organizza un Piano in modo che tu possa nell’arco di 3 mesi delegare effettivamente le attività superflue: gli esempi sono sempre quelli …  qualcuno per fare le pulizie, paga qualcuno per rispondere al telefono ed alle email, paga i trainer per fare le class e le ore di personal training che oggi fai tu, e così via.

Investi su nuove risorse che possano sostituirti adeguatamente e vedrai che troverai tutto il tempo necessario per dedicarti a tutte quelle attività a cui non riesci mai a dedicare tempo, a quelle per cui pensi: “Se solo avessi il tempo…”

Ovviamente non intendo dire che non dovrai mai più fare classi e lezioni nella tua Palestra, anzi.

È importante che tu continui a seguire direttamente almeno 2-3 class alla settimana, e che quando accade tu lo faccia meglio degli altri, però devi essere come uno “special guest”.

Evita di mettere il tuo nome nel planning delle class: “saltaci” letteralmente dentro quando sei libero o quando magari c’è un’emergenza (ad esempio sostituire un Trainer che ha avuto un contrattempo).

Ben Bergeron tiene personalmente ancora dalle 2 alle 4 class a settimana nel suo Box, così come fa anche Jason Khalipa, però ti assicuro che se provi a cercarli nel planning non li troverai mai, e ti assicuro che il tempo libero che hanno non lo passano in reception, a rispondere al telefono o passare lo straccio a tarda sera.

Stai iniziando a capire come liberare il tuo tempo e perché è così importante?

Ricapitoliamo velocemente tutto quello che abbiamo detto in questa prima parte:

  • Resetta
  • Monetizza le attività
  • Crea il tuo diario organizzativo
  • Identifica le attività low value
  • Libera il tuo tempo

Si tratta di un elenco di azioni che devi semplicemente mettere in pratica, non puoi sbagliare.

Il motivo per cui ti assicuro che funziona è che l’ho testato ed applicato con successo su me stesso, e così come qualsiasi altro consiglio leggerai su queste pagine, nel mio libro, negli altri articoli, ti propongo solamente quello che a me ha dimostrato di portare risultati.

Se segui questo programma finalmente avrai a disposizione il tempo che tanto desideravi, ma qui nasce un ulteriore domanda:

“Come metto a frutto il tempo libero che mi sono conquistato?”

Questo sarà l’oggetto della seconda parte di questo lungo articolo.

Se hai dubbi scrivimi nei commenti oppure invia una mail all’indirizzo:

info@bp-businesspartner.com

Appuntamento a settimana prossima!

Mister Beef - Roberto Manzi

Laureato in Economia, Imprenditore e Consulente con oltre 20 anni di esperienza in aziende multinazionali.

Nel 2012 ha aperto uno dei primi Box CrossFit in Italia, venduto poi nel 2018, realizzando la prima operazione di vendita con profitto di un box funzionale.

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